Eines der zentralen Elemente im Franchise-System ist das Franchise-Handbuch. Es ist sozusagen die Bibel, das Herzstück einer Geschäftsidee und deren Vervielfältigung im Partner-System. Franchising.mag Experte Hans Vogel beschreibt, worauf es wirklich ankommt.
Zuerst ist mit einem im Franchising weit verbreiteten Irrtum aufzuräumen: Es gibt keine rechtlichen Vorgaben für das Planen, Strukturieren und Erstellen sowie den Inhalt von Franchise-Handbüchern. Zahlreiche Autoren schlagen in Publikationen zum Franchising einen ähnlichen Aufbau von Franchise-Handbüchern vor. Das geht vor allem auf Veröffentlichungen von Dr. Walter Skaupy zurück.
Kein rechtsverbindlicher Charakter
Dieser Aufbau orientiert sich überwiegend an den betrieblichen Funktionen wie Einkauf, Marketing, Personal usw.. Jeder Franchise-Geber kann sich an diesem Aufbau orientieren. Dieser Aufbau hat aber keinen rechtsverbindlichen Charakter. Daher ist ein Franchise-Geber völlig frei im Aufbau seiner Handbuch-Struktur.
Funktions-orientierte Franchise-Handbücher sind regelmäßig sehr textlastig. Es muss daher sehr viel gelesen werden. Auch eine das Lesen unterstützende Gestaltung verbessert dies kaum. Gelegentlich werden Bilder, Tabellen, Aufzählungen usw. eingefügt. In Kapiteln werden die Einzelheiten zu den Funktionen wie Marketing, Logistik, Organisation, Controlling usw. erklärt. Das Tagesgeschäft in einem Franchise-Betrieb – und darum geht es ja vor allem – wird nicht oder nur im geringen Umfang angesprochen.
Mit diesem Aufbau und Stil kommt man im Zeitalter der Informations-Überflutung und dem Highspeed-Management nicht mehr weiter. Franchise-Handbücher in Papier verstauben zudem in den Regalen der Franchise-Nehmer. Immer mehr Franchise-Handbücher werden deshalb im Extranet des Franchise-Systems eingestellt. Am Bildschirm wird aber langsamer und fehlerhafter gelesen. Daher sollte eine bessere und zeitgemäßere Handbuch-Form eingesetzt werden.
Prozess-Management-Methode
Die effektivere Methode zum Planen, Strukturieren und Erstellen von Franchise-Handbüchern ist das Prozess-Management. Es ist Nachfolger der Aufbau- und Ablauf-Organisation. Alle Prozesse des Tagesgeschäfts werden identifiziert, dokumentiert und zu einem Management-System zusammengefasst.
In den letzten 20 Jahren wurden von der Wirtschaft und deren Organisationen Modelle zum besseren Managen von Unternehmen entwickelt. Diese Modelle gründen auf dem Prozess-Management. Die bekanntesten sind das EFQM-Modell für Excellence und die DIN EN ISO 9000 ff. Qualitätsmanagementsysteme. Sie eignen sich auch hervorragend für das Prozess-Management in Franchise-Systemen und damit für das Franchise-Handbuch.
