Durch elektronische Prüfungsmethoden bleibt den Finanzbehörden kaum etwas verborgen. Unternehmen sollten Vorkehrungen treffen, um die Einblicke des Fiskus auf das Notwendige zu begrenzen.
Die Finanzbehörden setzen verstärkt auf moderne Technik und forcieren elektronische Betriebsprüfungen. Viele Unternehmen sind auf digitale Prüfungsverfahren noch nicht hinreichend vorbereitet, registriert der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Wer sich nicht auf die neuen Methoden einstellt, riskiert Nachteile in der steuerlichen Beurteilung von zentralen Geschäftsvorgängen. Gerade mittelständische Unternehmen sollten die Ablage und Archivierung digitaler Dokumente auf den Prüfstand stellen.
Eine elektronische Steuerprüfung stattet die Finanzbehörden mit neuen Möglichkeiten aus. Betriebsprüfer dürfen Daten an einem firmeneigenen PC durchforsten und bei Bedarf auch Unterlagen auf einem Datenträger mitnehmen. Sie können Dokumente nicht nur stichprobenartig, sondern mit speziellen Analyseprogrammen umfassend prüfen und statistisch auswerten. Auch ehrliche Steuerzahler geraten bei einer elektronischen Betriebsprüfung leicht ins Hintertreffen. Es drohen unerwünschte Einblicke in Unternehmensinterna oder Nachfragen zu Vorgängen, die eigentlich nicht prüfungsrelevant sind. Schnell kommt es zu nachteiligen Bewertungen der Finanzbehörden, die hohe Steuernachzahlungen nach sich ziehen.
Zwiti: Sorgfalt bei Digitaldaten
Viele Unternehmen gehen mit elektronischen Dokumenten nicht so sorgfältig um wie mit Papierbelegen. Digitale Geschäftskorrespondenz verleitet bisweilen zu einem lockeren Umgangston. Wie Papierbelege sollten sich digitale Daten auf eine sachliche Darstellung konzentrieren und nicht unbedacht Vertrauliches Preis geben. „Betriebsprüfer dürfen alle Daten verwerten, die ihnen zugänglich sind“, warnt Axel Uhrmacher, Vizepräsident des BVBC. „Steuerpflichtige müssen selbst dafür Sorge tragen, dass der Zugriff auf steuerlich relevante Daten beschränkt bleibt.“
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Rechnungslegung zusätzlich nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) erfolgt. Denn die Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern wird unter Umständen in Handelsbilanz, Steuerbilanz und IFRS-Abschluss unterschiedlich gehandhabt. Während die IFRS bei einem Wirtschaftsgut von einer Nutzungsdauer von 15 Jahren ausgehen können, beträgt die Nutzungsdauer in der Handelsbilanz oder Steuerbilanz unter Umständen nur 8 Jahre. Aus einer unterschiedlichen Nutzungsdauer resultiert ein unterschiedlich hoher Abschreibungsaufwand.
Bekommt ein Betriebsprüfer IFRS-Unterlagen zu Gesicht, die eine längere Nutzungsdauer aufzeigen, wird er möglicherweise Anpassungen in der Steuerbilanz fordern. Unter Umständen wird der gewinnmindernde Abschreibungsaufwand dann über mehrere Jahre rückwirkend reduziert, was erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge hat. Deshalb sollten Unternehmen bei einer Betriebsprüfung keine internationalen Jahresabschlüsse zugänglich machen, solange sie nicht prüfungsrelevant sind.
Wie können sich Unternehmen vor unerwünschten Einblicken bei einer elektronischen Steuerprüfung schützen? Firmen sollten klare Regeln für die digitale Dokumentenablage definieren und konsequent einhalten. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen besteht hier noch ein großer Nachholbedarf. Von Vorteil ist eine gemeinsame Abstimmung zwischen Geschäftsleitung, IT-Abteilung und den steuerlichen Beratern. „Datenschnittstellen erfordern ein besonderes Augenmerk“, betont BVBC-Experte Uhrmacher. „Nicht prüfungsrelevante Dokumente wie Personalunterlagen oder Auftragsbücher sollten durch spezielle Zugriffsrechte geschützt werden.“ Wer sich gut vorbereitet, kann auch die elektronische Steuerprüfung positiv beeinflussen.
