In Kürze endet die Übergangsfrist für den neuen EU-Zahlungsverkehr SEPA. Firmen sollten sicherheitshalber prüfen, ob sie richtig vorbereitet sind. GründerMagazin rät, wer noch nichts unternommen hat, sollte sich gehörig sputen.
Schon bald gehören nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften der Vergangenheit an: Ab 1. August werden sie zugunsten der europaweit einheitlichen SEPA-Zahlverfahren abgeschaltet. Noch hinken viele Unternehmen bei der SEPA-Umstellung hinterher. Über 30 Prozent der Firmen sind auf SEPA nicht richtig vorbereitet, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Wer die Umstellung versäumt oder dabei Fehler macht, kann große Schwierigkeiten bekommen. Es drohen erhebliche Mehrkosten und Liquiditätsengpässe.
„Unternehmen sollten dringend prüfen, ob sie wirklich für SEPA fit sind“, betont Markus Kessel, Geschäftsführer des BVBC. „Es lauern einige Fallstricke, die leicht übersehen werden.“ Die SEPA-Umstellung ist ein komplexer Prozess. Selbst wenn alle technischen Voraussetzungen stimmen, läuft selten alles reibungslos. Wichtige Fragen sind: Stehen auf eigenen Rechnungen jetzt die europaweit gültige IBAN und BIC statt der nationalen Kontoangaben? Sind alle Lastschriftkunden über die SEPA-Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenznummer informiert? Liegen die Lastschriftmandate im Original vor? Viele Tücken liegen im Detail: Der Verwendungszweck lässt zukünftig nur noch Raum für 140 statt 378 Zeichen. Sonderzeichen oder Umlaute sind tabu. Schnell kommt es zu missverständlichen Informationen und unnötigen Nachfragen.
Testläufe bewahren vor bösen Überraschungen. „Unternehmen sollten Überweisungen oder Lastschriften probeweise aus der Buchhaltungssoftware generieren, in das Online-Banking überführen und hier ausführen“, empfiehlt BVBC-Geschäftsführer Kessel. So stellen sie sicher, dass die internen Systeme die SEPA-Zahlungsinformationen richtig verarbeiten und im neuen XML-Format fehlerfrei ausgeben. Unstimmigkeiten lassen sich schnell erkennen und gezielt beheben.
Nachzüglern läuft die Zeit davon. Von Selbstversuchen ist dringend abzuraten. Unternehmen sollten sich beraten lassen und umgehend Kontakt zu ihrer Hausbank und ihrem IT-Dienstleister aufnehmen. Hilfreich sind vorformulierte Schreiben und Lastschriftmandate, die Kreditinstitute ihren Kunden zur Verfügung stellen. Die Leitung des Umstellungsprozesses sollten IT-Verantwortliche übernehmen. Sie sind mit den Anforderungen am besten vertraut und überblicken auch sensible Datenschnittstellen. So kann der Umstellungsprozess sicher und ohne böse Überraschungen über die Bühne gehen.
